(Действующий) СТО УП «Правила использования рабочих телефонных номеров при...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО УП «Правила использования рабочих телефонных номеров при реализации инвестиционного проекта по технологии develop-man»

Разработан: Конюхов Д.А.

1. Общие положения

1.1. Настоящий стандарт организации (далее – Стандарт) устанавливает требования к использованию рабочих (служебных) телефонных номеров командой ИСП, заключившей с инвестором договор управления инвестиционным проектом, при исполнении ею обязанностей по реализации инвестиционного проекта.
1.2. Стандарт устанавливает требования с целью улучшения качества оказания услуг командой ИСП по договору управления инвестиционным проектом и обеспечения доступа инвестору и офиса управления проектами к актуальной информации о рабочих контактах команды ИСП и обеспечения преемственности членов команды ИСП в случаях их замены.
1.3. При реализации инвестиционного проекта командой ИСП могут использоваться только рабочие телефонные номера оператора сотовой связи ОАО «Мегафон» (далее – ОСС), которые подразделяются на: шлюзовый (для стационарного компьютеризированного рабочего места) и мобильный (для мобильного телефона). Использование личного телефонного номера ОСС допускается только при соблюдении требований, установленных Стандартом.
1.4. В целях сокращения расходов при реализации инвестиционного проекта, рабочие телефонные номера должны входить в единую группу абонентов ОСС, в которую входят инвестор, офис управления проектами, команда ИСП и иные лица, участвующие в реализации инвестиционного проекта (в том числе, контрагенты инвестора).
1.5. Рабочие телефонные номера относятся к публичной информации и публикуются в СМИ и сети интернет как официальные контактны участников команды ИСП, представляющих интересы инвесторов.
1.6. Не допускается использование командой ИСП, в рамках исполнения обязанностей по договору управления инвестиционным проектом, телефонных номеров в случае, если одновременно не соблюдаются условия, указанные в п. 1.3-1.5 Стандарта.

2. Обязанности управляющих ИСП и менеджеров по управлению инвестированием

2.1. Установить переадресацию входящих вызовов шлюзового рабочего телефонного номера на мобильный рабочий телефонный номер (согласно СТО МИ «Настройка коммуникационной программы MS Lync»), в целях обеспечения доступности участников команды ИСП.
2.2. Предоставлять телефонный аппарат по требованию сотрудника офиса управления проектами для проверки рабочих контактов в памяти телефонного аппарата.
2.3. Предоставить детализированный отчет о звонках по рабочим телефонным номерам одним из следующих способов:
2.3.1. Предоставить доступ в личный кабинет на сайте ОСС (далее – ЛК) сотруднику офиса управления проектами путем составления заявления в следующем порядке:
1) создать заявление по форме;
2) указать индивидуальный пароль;
3) распечатать заявление и поставить подпись;
4) отсканировать документ с подписью в цвете, назвать полученный после сканирования файл своей фамилией и инициалами (например, Иванов П.А.) и отправить его посредством MS Outlook на электронный адрес KonuhovDA@develop-man.ru.
2.3.2. Получить доступ в ЛК самостоятельно и напрямую пересылать сотруднику офиса управления проектами 1-го числа каждого месяца (а также в любое время по требованию сотрудника офиса управления проектами) детализацию звонков. Для этого требуется:
1) создать заявление по форме;
2) указать индивидуальный пароль (семь цифр);
3) распечатать заявление и поставить подпись;
4) отсканировать документ с подписью в цвете,
5) назвать полученный после сканирования файл своей фамилией и инициалами (например, Иванов В.М.) и отправить его посредством MS Outlook на электронный адрес Andrey.Novak@MegaFon.ru.
После получения доступа к ЛК перейти на сайт uralsg.megafon.ru ввести логин, пароль (указанные в заявлении) и защитный код, указанный на картинке. Перейти в раздел разовая детализация во вкладке лицевой счет. Выбрать «Период» – предыдущий месяц, установить галочки возле параметров «Все номера» и «Все звонки», указать адрес электронной почты KonuhovDA@develop-man.ru (по желанию установить галочку «установить данный электронный адрес в качестве основного», чтобы не вводить его каждый раз). Далее выбрать формат «html», снять галочку «Архивация в zip» и нажать «Заказать». Подтвердить заказ нажатием клавиши «Заказать».
2.4. Своевременно вносить все номера входящих и исходящих вызовов рабочих телефонных номеров в список рабочих контактов в MS Outlook с указанием всей доступной информации о контакте. Полями обязательными для заполнения являются: «фамилия», «имя», «отчество», «должность», «организация» и минимум один номер телефона («рабочий», «домашний», «мобильный»). При этом члены команды ИСП вправе не раскрывать информацию о владельцах номеров входящих и исходящих вызовов, с которыми они ведут разговоры в личных целях, а не в целях реализации инвестиционного проекта. Указанные номера должны заноситься в список рабочих контактов как личные номера команды ИСП (например, «личный номер Иванова»), либо путем указания в карточке контакта в MS Outlook в поле «Организация» аббревиатуры «ЛКМ».
Внесение номеров в список рабочих контактов осуществляется одним из следующих способов:
2.4.1. Запустить MS Outlook, перейти во вкладку «Люди» в нижней части программы; выбрать пункт «Создать контакт»; заполнить анкету нового рабочего контакта; после заполнения нажать на кнопку «Сохранить и закрыть».
2.4.2. При сохранении контакта с помощью смартфона, необходимо выбрать, либо ввести новый номер телефона; нажать «Сохранить», выбрать тип сохранения – «Новый контакт», либо привязать номер к уже существующему контакту. Обязательно производить сохранение в MS Outlook.
2.5. Вносить в карточку контакта MS Outlook информацию о рабочем контакте необходимо следующим образом:
1) Параметры «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заполняются полностью без сокращений, например: «Иванов Петр Иванович»;
2) Параметр «Организация» юридического лица – Индивидуальных предпринимателей: Ф.И.О. − заполняется полностью без сокращения, организационно-правовая форма пишется перед Ф.И.О., например: ИП Петров Иван Иванович;
3) Параметр «Наименование полное» юридического лица заполняется так, как указано в учредительных документах, правовая форма заполняется сокращенно. Например: ООО «Инновационные системы в девелопменте»;
4) Телефонный номер, принадлежащий абоненту РФ, вводится следующим образом: +7 (код города/сотового оператора) номер абонента – все цифры пишутся слитно;
5) Телефонный номер, принадлежащий абоненту другой страны, вводится следующим образом: +Код страны (нули не набираются) +Код города +Номер абонента – все цифры пишутся слитно;
6) Электронная почта заполняется, в том же формате, в котором ее предоставило физическое или юридическое лицо;
7) Web-адреса сайтов заполняются следующим образом: www. адрес.домен;
8) В поле «Адрес» заполняется только улица, дом, корпус и квартира (офис).

3. Обязанности сотрудника офиса управления проектами

3.1. Осуществлять контроль актуальности, полноты и правильности внесенных управляющими ИСП и менеджерами по управлению инвестированием телефонных номеров в список рабочих контактов в MS Outlook.
3.2. Составлять консолидированные отчеты, включающие в себя списки рабочих контактов и отражающие динамику взаимодействия команды ИСП с лицами, участвующими в реализации инвестиционного проекта (в том числе, с контрагентами инвестора).
3.3. Пополнять базы данных по организациям поставляющим (выполняющим, оказывающим) товары (работы, услуги) в ходе реализации инвестиционного проекта, а также государственным (муниципальным) органам и учреждениям.
3.4. Анализировать действия управляющих ИСП и менеджеров по управлению инвестированием в спорных ситуациях.

4. Обязанности офиса управления проектами

4.1. Обеспечивать неизменность и конфиденциальность личных контактов управляющих ИСП и менеджеров по управлению инвестированием.
4.2. Нести полную ответственность за деятельность сотрудника офиса управления проектами, компенсировать материальный ущерб от внесенных им изменений в ЛК и при проверке мобильного телефона, причиненных умышленно или неумышленно.