(Утративший силу) Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-88"Единая система...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. Общие требования

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.
1.2. Все имеющиеся на предприятии*(1) подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и приложением 2.*
1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. Учет и хранение подлинников

2.1. Подлинники выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102 и ГОСТ 13.1.002.*
Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
Примечание. На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструкторских документов, которые должны храниться на предприятии-разработчике или на предприятии-изготовителе по их договоренности.
2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*
2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
- инвентарный номер документа;
- дата регистрации;
- обозначение документа;
- наименование;
- число листов в документе;
- формат документа по ГОСТ 2.301;
- кем выпущен документ;
- подпись о приемке документа на хранение;
- примечание (при необходимости).
Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер.*
2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.
2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, , и приложения 3.
Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.
2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.
Допускается хранить подлинники без учета форматов.
Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.*
2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.
Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.
Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и ГОСТ 3.1201.
2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.
Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

3. Восстановление подлинников

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.
Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.
3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.