(Утративший силу) СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения

РАЗРАБОТАН

взамен СТО СМК 4.2-001-2009 «Управление документацией. Общие положения» от 27.03.09

ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «27» октября 2009 г.

С изменением № 2 от "26" июля 2010 г.

С изменением № 3 от "15" октября 2010 г.

С изменением № 4 от "13" сентября 2013 г.

 

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящий Стандарт системы менеджмента качества (далее – СТО) устанавливает требования к управлению документацией в целях своевременного информационного обеспечения и поддержки управленческих решений.
1.2. Требования данного СТО обязательны для исполнения сотрудниками консалтинговых организаций, сотрудников структурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего функции по приему, обработке, отправке документации (далее - Управления ДОУ) и cтруктурного подразделения консалтинговой организации, осуществляющего централизованное хранение всей документации (далее - Архив), а также сотрудниками организаций, заключивших договоры оказания услуг с консалтинговыми организациями.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. Стандарт разработан в соответствии с требованиями следующих нормативных документов:
- ИСО 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.
- ИСО/ТО 10013:2007 Руководство по документированию системы менеджмента качества.
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- Федеральный закон Российской Федерации № 184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании».
- Федеральный закон Российской Федерации № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон Российской Федерации № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
- Федеральный закон Российской Федерации № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи»;
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 1182 от 31.07.2007.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, в ред. решения Росархива от 27.10.2003;
- ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:
3.1.2. внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
3.1.3. входящий документ: Документ, поступивший в организацию.
3.1.5. дело: Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
3.1.6. документационное обеспечение управления, ДОУ: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3.1.7. документ: Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
3.1.8. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3.1.9. документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам.
3.1.10. запись по качеству: Документ, содержащий сведения о достигнутых результатах или свидетельство осуществлённой деятельности в результате функционирования основного процесса организации.
3.1.11. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
3.1.14. исходящий документ: Официальный документ, отправляемый из организации.
3.1.15. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
3.1.16. номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
3.1.17. организация: Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, образованное в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.1.19. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
3.1.20. оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
3.1.23. регистрация: Присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.1.24. реквизит: Обязательные сведения для оформления документа, придающие ему юридическую силу.
3.1.25. руководитель: Ответственное лицо, организующее работу и несущее ответственность за ее выполнение подчиненными специалистами, служащими и рабочими.
3.1.26. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
3.1.27. система электронного документооборота, СЭД: Это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.
3.1.28. согласование: Проверка возможности выполнения требований, установленных документом, всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами.
3.1.29. управление документами: Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и размещения документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и деловых операциях.
3.1.30. шаблон: Совокупность параметров документа, предназначенных для многократного пользования. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, и облегчить восприятие документов.
3.1.31. электронная цифровая подпись, ЭЦП: Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3.1.32. электронный документ: Документ, созданный с помощью системы электронного документооборота, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
3.2. Сокращения: