(Действующий) СТО МИ пользователя «ЭЦП»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «ЭЦП»

Описание

Система автоматизирует процессы рассылки документов для подтверждения электронно-цифровой подписью (ЭЦП), а также методы добавления ЭЦП к файлам документов, позволяет работать с интерфейсом хранилища документов и электронными цифровыми подписями.
В системе электронного документооборота (СЭД) Lotus пользователь имеет возможность подписывать ЭЦП (первичные учетные документы (ПУД), договоры, служебные записки и т.д.)
Инструкция включает:
  1. Общие положения – описание места хранения подписываемых файлов, открытие хранилища и т.д.
  2. Служебные действия – добавление файла в хранилище файлов, добавление согласующих лиц к файлу, перевод файла в состояние «старой» версии и т.д.
  3. Подпись файлов – описание механизма добавления ЭЦП к файлу.

Общие положения

Работа с хранилищем ЭЦП

Хранилище файлов ЭЦП отделено от документа Lotus: в конкретном документе в СЭД (карточка договора, ПУД, служебная записка и т.д.) хранятся только исходные версии файлов.
Для того чтобы открыть хранилище файлов ЭЦП нужно перейти на вкладку «Подписанные файлы» и нажать кнопку «Открыть хранилище файлов ЭЦП». Откроется окно, пример которого представлен на рисунке 1.
Форма "ЭЦП"
894 × 638 пикс.     Открыть в новом окне Форма "ЭЦП"
Интерфейс хранилища файлов ЭЦП состоит из 3 основных блоков:
  • управляющие элементы (верхний блок),
  • файлы хранилища (средний блок),
  • список подписывающих. Если в хранилище ЭЦП по данному документу в СЭД Lotus есть файлы, то список подписывающих отображается только по текущему выбранному файлу.
Двойным щелчком левой кнопки мыши по иконке или подписи файла открывается документ для просмотра в программе «Средство просмотра XPS» для файлов с расширением .xps, в программе Adobe Acrobat reader (Foxit reader) для файла в формате .pdf (другие форматы не поддерживаются хранилищем, либо преобразуются в один из данных форматов файлов).
После нажатия правой кнопкой мыши по иконке или подписи файла открывается контекстное меню печати документа (рисунок 2). После выбора меню «Документ для печати» открывается печатная форма документа (в формате .xps или .pdf).
Меню "Документ для печати"
550 × 219 пикс.     Открыть в новом окне Меню "Документ для печати"
Пример печатной формы документа представлен на рисунке 3.
Печатная форма документа
1277 × 250 пикс.     Открыть в новом окне Печатная форма документа
К телу исходного документа при печати прикрепляется «штамп», который содержит информацию о подписывающих (открытый ключ, ФИО, дата) и о проверке корректности подписи удостоверяющим центром (рисунок 4).
Штамп
1277 × 393 пикс.     Открыть в новом окне Штамп

Разграничение доступа к файлам в хранилище файлов ЭЦП.

Разделение доступа к файлам в хранилище не предусмотрено. Если пользователю доступен для чтения документ в СЭД Lotus, то данный пользователь сможет открыть хранилище документов ЭЦП, относящееся к данному документу в СЭД Lotus.
Доступ к документам хранилища – только чтение (за исключением добавления подписи к документу)
Идентификация пользователя при подписи файлов осуществляется по сертификатам, которые хранятся на smart-карте или зарегистрированы в системе.

Связь документов СЭД Lotus и Хранилища файлов ЭЦП

Для каждого документа СЭД Lotus предусмотрено свое уникальное хранилище файлов ЭЦП, в которое могут быть добавлены файлы только в случае, если исходные файлы находятся в содержимом данного документа.
В свою очередь документу известно состояние хранилища – все ли подписывающие добавили ЭЦП к файлам, отслеживается добавление новых файлов в хранилище и т.д. После добавления подписи пользователем, который является последним из списка подписывающих, может быть отправлено уведомление лицу, который добавил файлы в хранилище и т.д.

Служебные действия

К служебным действиям относится:
  • добавление файла,
  • изменение списка согласующих файл,
  • действие «старая версия», аналогичная действию «порвать документ» с бумажной версией документа.
Доступ к служебным действия в хранилище файлов осуществляется с панели управляющих элементов на вкладке «Файл» (рисунок 5).
Вкладка "Файл"
894 × 638 пикс.     Открыть в новом окне Вкладка "Файл"

Добавление файла в хранилище документов.

Исходная версия добавляемого в хранилище файла должна присутствовать в документе СЭД Lotus, из которого вызывается хранилище файлов (описание представлено в разделе «Общие положения»).
Для того чтобы добавить файл в хранилище документов ЭЦП нажмите кнопку «Добавить файл».
Приложению хранилища файлов ЭЦП требуется доступ к СЭД Lotus, для получения которого требуется ввести пароль (рисунок 6)
Окно ввода пароля к СЭД Lotus
464 × 151 пикс.     Открыть в новом окне Окно ввода пароля к СЭД Lotus
Чтобы не вводить пароль каждый раз при добавлении файлов в хранилище документов, подписанных ЭЦП, пользователю необходимо поставить флажок «Сохранить пароль», в этом случае, если пароль введён верно, окно подтверждения пароля больше не появится.
В диалоговом окне, которое представлено на рисунке 7, отображен список файлов, которые могут быть добавлены для подписания ЭЦП из документа СЭД Lotus:
Список файлов из документа СЭД Lotus
683 × 398 пикс.     Открыть в новом окне Список файлов из документа СЭД Lotus
Хранилище файлов ЭЦП поддерживает следующие форматы файлов: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .xps, при этом файлы форматов .doc, .docx, .xls, .xlsx будут преобразованы в формат .xps перед тем, как они будут добавлены в хранилище документов. Другие форматы файлов не поддерживаются.
Пользователю нужно выбрать файлы, которые необходимо направить на согласование и нажать на кнопку «ОК».

Изменение списка согласующих

Для добавления лиц в список согласования выбранного файла нужно нажать на кнопку «Добавить согл.». Файл, к которому пользователь добавляет согласующих должен быть выделен (описание представлено в разделе «Общие положения»). Список согласующих документа выбирается из каталога юр.физ. лиц. Нужно выбирать физ. лицо, ИП (индивидуальный предприниматель) не сможет подписать документ. Пример добавления согласующих к файлу показан на рисунке 8.
Добавление согласующего к файлу
895 × 640 пикс.     Открыть в новом окне Добавление согласующего к файлу
Для того чтобы убрать пользователя из списка подписывающих документ нужно нажать на кнопку «Убрать согл-х». Убрать из списка согласования можно только пользователей, которые еще не добавили свою электронно-цифровую подпись к файлу. Пример диалога представлен на рисунке 9.
Убрать подписывающего из списка согласования файла
884 × 501 пикс.     Открыть в новом окне Убрать подписывающего из списка согласования файла

«Старая версия»

Действие «старая версия», аналогичная «порвать документ» с бумажной версией документа. Для осуществления действия необходимо выделить файл (описание представлено в разделе «Общие положения») и нажать кнопку «Старая версия», после нажатия кнопки изменится иконка файла (рисунок 10). К «старой» версии файла не применимы действия подписи файла и добавления согласующих.
Файл переведен в состояние "Старая версия"
894 × 638 пикс.     Открыть в новом окне Файл переведен в состояние "Старая версия"