(Действующий) СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с печатями и штампами...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий
Документ [ /32/11/9/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с печатями и штампами

СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с печатями и штампами

РАЗРАБОТАН
ВЗАМЕН СТО 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов от 29.07.2009 г.
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: « 04 » апреля 2011 г.
1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом Управления ДОУ (далее – сотрудник Управления ДОУ), а также представителями организации (далее – владелец печати/штампа).
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с печатями и штампами, включая их регистрацию, хранение, выдачу, использование и уничтожение, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

2. РЕГИСТРАЦИЯ, ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

2.1. Регистрация и хранение печатей и штампов

2.1.1. Сотрудник Управления ДОУ при приеме печати/штампа от владельца печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен зарегистрировать печать/штамп в Журнале учета печатей и штампов (Приложение А), заполнив графы 1-4.
2.1.2. Сотрудник Управления ДОУ должен вести Журнал учета печатей и штампов по правилам ведения документов строгой отчетности согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью сотрудника Управления ДОУ.
2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ должен осуществлять хранение печатей/штампов в сейфах, в условиях обеспечивающих сохранение свойств и качеств печатей/штампов, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

2.2. Выдача печатей и штампов

2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ при получении заявки на выдачу печати/штампа с указанием даты выдачи печати/штампа, даты возврата печати/штампа, цели выдачи печати/штампа, названия учреждения, в которое требуется печать/штамп, согласованной директором консалтинговой организации, в состав которой входит Управление ДОУ, от сотрудника владельца печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен:
- указать в графе 5 Журнала учета печатей и штампов (Приложение А) следующие данные сотрудника владельца печати/штампа: ФИО, должность получателя (сотрудника владельца печати/штампа), основание выдачи печати/штампа (номер доверенности); дату выдачи;
- подтвердить факт выдачи печати/штампа личной подписью и подписью сотрудника владельца печати/штампа в Журнале учета печатей и штампов;
- выдать печать/штамп сотруднику владельца печати/штампа.

2.3. Использование печатей и штампов сотрудниками Управления ДОУ

2.3.1. Сотрудник Управления ДОУ имеет право поставить оттиск печати/штампа, находящейся на хранении только в случае, если документ заверен подписью владельца печати/штампа.
При отсутствии подписи владельца печати/штампа, либо в случае сомнения в ее подлинности, сотрудник Управления ДОУ должен отказать в проставлении оттиска печати/штампа.

2.4. Уничтожение печатей и штампов

2.4.1. Сотрудник Управления ДОУ на основании поручения от владельца печати/штампа, полученного посредством информационной системы в виде письма, о принятии решения об уничтожении печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен:
а) создать комиссию в составе не менее трех человек, состоящей из представителей Управления ДОУ и владельца печати/штампа. Способ уничтожения печати/штампа определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.
б) составить Акт об уничтожении печати/штампа (по форме Приложения Б), в котором должен указать:
- время и место уничтожения печати/штампа;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печати/штампа;
- наименование и оттиски уничтоженной печати/штампа;
- способ уничтожения печати/штампа;
- заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Акт об уничтожении печати/штампа хранится вместе с Журналом учета печатей и штампов на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.
в) внести отметку об уничтожении печати/штампа на основании Акта об уничтожении печати/штампа в Журнал учета печатей и штампов.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А. Форма Журнала учета печатей и штампов

(обязательное)
Форма Журнала учета печатей и штампов
№ п/п

Наименование печати (штампа)

Оттиск печати (штампа)

Подпись Ответственного за хранение печатей, при её получении

Должность, ФИО и подпись получателя, основание выдачи, дата выдачи (возврата)

печати

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски

и дата проверки

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и датаПримечание

1

2

3

4

5

6

7

89

Приложение Б. Форма Акта об уничтожении печати/штампа

(обязательное)
Форма Акта об уничтожении печати/штампа
АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.
Печать (штамп) организации: _______________________________________________­­­­­­­­­­­­­­­­_______________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации)
Уничтожен(а) в связи с: ________________________________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования, организационно-правовой формы, износ и т.д.)
Печать (штамп) уничтожил (Ф.И.О.) __________________________________________________________________­­­­­­­­­­­______________
Способ уничтожения________________________________________________
Место и время уничтожения печати _________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:
Подписи членов комиссии