(Статус не определен) СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Статус не определен
Документ [ /32/11/5/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации

СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с финансово-бухгалтерской документации

РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «28» марта_2011 г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка управления финансово-бухгалтерской документации в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом (сотрудником) Управления ДОУ, в функции которого входит прием и обработка документов финансово-бухгалтерской документации, а также для Разработчика документов финансово-бухгалтерской документации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с финансово-бухгалтерской документации независимо от вида носителя, включая их регистрацию, обработку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Прием и проверка финансово-бухгалтерской документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ.
1.5. Для целей инструкции прияты следующие понятия:
- внешний контрагент: сторона по первичному учетному документу (далее – ПУД) не имеющая ЭЦП или не присоединившаяся к соглашению об аккредитации;
- внутренний контрагент: сторона по ПУД имеющая ЭЦП и присоединившаяся к соглашению об аккредитации.

2. ПРИЕМ, ПРОВЕРКА И ОБРАБОТКА ПУД ПОСТУПИВШИХ ОТ ВНЕШНИХ КОНТРАГЕНТОВ

2.1. Прием, проверка и обработка актов выполненных работ/услуг, счет-фактур, товарных накладных, форм КС2, КС3

2.1.2. Сотрудник Управления ДОУ при получении от внешнего контрагента ПУД сопроводительным письмом в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
а) зарегистрировать в журнале регистрации входящих писем по каждой организации сопроводительное письмо к Счетам-фактурам, Товарным накладным, Актам оказанных услуг, указав в нижнем правом углу письма входящий номер и дату приема;
б) проставить отметку «принял, должность, дата, подпись» на сопроводительном письме к формам КС-2, КС-3.
2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ должен в течение 2 (двух) рабочих дней после получения ПУД проверить обязательные реквизиты ПУД (приложение А):
а) при несоответствии реквизитов ПУД обязательным реквизитам ПУД (Приложение А) и отсутствии действующего договора, на основании которого выставлен ПУД, должен:
- прикрепить отсканированный ПУД в созданную карточку;
- направить созданную карточку ПУД на согласование с уведомлением во вкладке «Исполнение» ответственного лица внутреннего контрагента, на чье имя выставлен ПУД (далее – представителя организации) о несоответствии ПУД обязательным реквизитам или отсутствии действующего договора, на основании которого выставлен ПУД.
б) при полном соответствии реквизитов ПУД обязательным реквизитам ПУД (Приложение А) и наличии действующего договора, на основании которого выставлен ПУД, должен:
- отсканировать оригинал ПУД, указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Счет-фактура 45 от 06072008.pdf.;
- создать карточку документа в базе «ПУД».
- прикрепить отсканированный ПУД в созданную карточку;
- во вкладке «Договор» прикрепить ссылку на действующий или находящийся на стадии обсуждения Договор.
2.1.4. Сотрудник Управления ДОУ после проверки в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
а) направить Счет-фактуру, Товарную накладную, Акт оказанных услуг прикрепленный в созданной карточке ПУД с помощью кнопки «Согласование» на согласование следующим лицам:
- сотруднику консалтинговой организации, осуществляющей функции экономического управления (далее – экономист);
- представителю организации.
б) направить формы КС-2, КС-3, прикрепленные в созданной карточке ПУД, с помощью кнопки «Согласование» представителю организации;
2.1.5. Сотрудник Управления ДОУ при получении уведомления от представителя организации «Прошу удалить документ» в карточки «ПУД» в течение 3 (трех) рабочих дней должен:
- присвоить статус документу «Отклоненный документ»;
- уничтожить оригинал документа;
- указать в карточки ПУД во вкладке «Исполнения»: «Документ удален».
2.1.6. Сотрудник Управления ДОУ при получении уведомления о положительном результате согласования и автоматическом присвоении документу статуса «Утвержденный документ» должен в течение 1 (одного) рабочего дня:
- распечатать журнал исполнения карточки ПУД;
- вложить в ячейку представителя организации оригинал ПУД с распечатанным журналом исполнения;
- присвоить документу в карточке ПУД статус «На подписании».
2.1.7. Сотрудник Управления ДОУ после подписания ПУД представителем организации в течение 3 (трех) рабочих дней должен:
- проставить печать организации на ПУД;
- отсканировать оригинал ПУД, указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Счет-фактура 45 от 06072008.pdf. Документы, входящие в один комплект ПУД, сканируются разными файлами, отдельно Счет-фактура, Товарная накладная, Акт (все что входит в комплект);
- прикрепить скан ПУД в карточку ПУД;
- направить карточку ПУД через кнопку «Обработать» сотруднику консалтинговой организации, осуществляющей функции учета и отчетности (далее – сотрудник бухгалтерии);
- присвоить документу в карточке ПУД статус «Подписан, направлен в бухгалтерию».
2.1.8. Сотрудник Управления ДОУ после проставления сотрудником бухгалтерии статуса в карточке ПУД «Проведен» в течение 5 (пяти) рабочих дней должен:
- передать оригинал подписанного ПУД в архив по акту приема-передачи (Приложение Б), оформленного в электронном виде в базе «Акты приема передачи документации»;
- присвоить документу в карточке ПУД статус «Передан в архив».
2.1.9. Сотрудник Управления ДОУ при получении в карточке ПУД резолюции представителя организации: «Прошу экземпляр контрагента направить почтой» - в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- зарегистрировать сопроводительное письмо;
- направить документы с сопроводительным письмом в адрес внешнего контрагента заказной почтой с уведомлением или организовать курьерскую доставку, при наличии оформленной заявки на отправку заказного письма или курьерскую доставку