(Утративший силу) СТО МИ СМК Инструкция по работе с технической системой документации...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
Документ [ /32/11/3/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по работе с технической системой документации

СТО МИ СМК Инструкция по работе с технической системой документации

РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «09» февраля 2011 г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка управления технической системой документации в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом (сотрудником) Управления ДОУ, в функции которого входит прием и обработка документов технической системы документации, а также для Разработчика документов технической системы документации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с технической системой документации независимо от вида носителя, включая их регистрацию, обработку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

2. ПРИЕМ, ПРОВЕРКА И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1. Прием и проверка технической документации

2.1.1. Прием и проверка технической документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ.
2.1.2. Передающая сторона должна передать в Управление ДОУ исходные данные, исполнительную документацию по подписанному со своей стороны акту приема-передачи Приложение А, проектную документацию - Приложение Б, составленного и в двух экземплярах, или сопроводительным письмом.
2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ при принятии документов должен в присутствии Передающей стороны проверить наличие на документах реквизитов указанных в Приложение В , Приложение Г и отметки какому разделу перечня ГСН соответствует сдаваемый документ.
2.1.3.1. При отсутствии необходимых реквизитов и отметок на документе Сотрудник Управления ДОУ должен вернуть документы передающей стороне.
2.1.3.2. При наличии необходимых реквизитов и отметок на документе Сотрудник Управления ДОУ должен сверить наличие передаваемых документов с указанными в акте приема-передачи:
а) при отсутствии в акте передаваемого документа, в свободной колонке акта проставляется наименование отсутствующего документа;
б) при наличии в акте наименования отсутствующего документа, проставляется отметка об отсутствии документа в перечне.
2.1.4. Сотрудник Управления ДОУ после проверки должен подписать Акт приема-передчи и один экземпляр акта вернуть Передающей стороне.
2.1.5. Сотрудник Управления ДОУ после подписания Акта приема – передчи должен передать проектную документацию на хранение в Архив по Акту приема-передачи (Приложение Б) в течение 1 (одного) рабочего дня.

2.2.Обработка исходных данных, исполнительной документации

2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ после приема и проверки исходных данных, исполнительной документации должен в течение 3 (трех) рабочих дней:
– отсканировать документ, файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием документа;
– разместить в соответствующие разделы в СЭД скан документа;
– на каждом документе проставить отметку в правом верхнем углу, соответствующую разделу базы Документации СЭД;
2.2.2. Сотрудник Управления ДОУ после обработки исходных данных, исполнительной документации, должен:
- сделать копию подписанного акту приема-передачи (Приложение А);
- передать документы в архив по акту приема-передачи;
- подписать копию акта приема-передачи у сотрудника Архива.
- подписанную копию акта приема-передачи отсканировать и сохранить.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А. Форма акта приема-передачи исходных данных (исполнительной документации)

(обязательное)
ФОРМА АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ
исходных данных (исполнительной документации)
от «____» __________ 20__ г.
_________________________________ в лице директора ________________________ передает, а _________________ в лице __________ принимает на хранение следующую документацию:
№ п/п
Наименование документа (№, дата)
Объект
Кол-во экз.
Примечание
1




2
































































Передал: Принял:
Управление ДОУ
______________/___________ _____________/_______________
Дата
Управление ДОУ Архив
_______________/_______________ _______________/_______________
Дата Дата

Приложение Б. Форма акта приема-передачи проектной документации

(обязательное)
Форма акта приема-передачи проектной документации
от « ___» _________20__г.
_________________________________ в лице директора ________________________ передает, а ____________________ в лице _____________ принимает на хранение следующую документацию:
№п/п

Наименование документа
Шифр
Кол-во экз.

Объект
Примечания













Электронный носитель принял _______________________/