(Статус не определен) СТО СМК МИ 82.19.13 Инструкция по созданию шаблонов и печатных форм...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Статус не определен
Документ [ /32/11/1/ ]: СТО МИ 82.19.13 Инструкция по созданию шаблонов и печатных форм стандартных типовых договоров

СТО СМК МИ 82.19.13 Инструкция по созданию шаблонов и печатных форм стандартных типовых договоров

РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «04» апреля 2011 г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция разработана для установления требований по созданию, тестированию шаблонов и печатных форм СТО в рамках реализации положений СТО 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения сотрудником отдела СМК, на которого возложена функция по созданию шаблона СТО.
1.3. В Инструкции используются следующие понятия и сокращения:
База «Договоры»: совокупность самостоятельных данных в СЭД, характеризующая актуальное состояние договорной области организации, используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
База «Стандарты»: совокупность самостоятельных данных в СЭД, характеризующая актуальное состояние в области стандартов организации, используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
Карточка СТО: документ, созданный в базе «Стандарты», отвечающий требованиям СТО 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
Пользователь: физическое или юридическое лицо, которое использует шаблон СТО.
Печатная форма: документ, созданный в программе MS Word в формате *.docx, содержащий поля, с проставленными формулами.
Управление шаблонами СТО: процесс, направленный на обеспечение возможности создания договоров, на основе шаблона.
Формула: механизм, обеспечивающий создание шаблона СТО.
Шаблон: документ, созданный в базе «Договоры» (файл с расширением *.pdf).
СТД – стандартный типовой договор;
СЭД – система электронного документооборота;
1.4. Печатная форма является неотъемлемой частью действующего СТО: текст печатной формы должен полностью соответствовать согласованному тексту СТО.
1.5. Время, отведенное на создание шаблона, определяется сотрудником отдела СМК исходя из трудоемкости и оперативности реагирования всех участников процесса. Минимально необходимое время на создание шаблона составляет 1 (один) час 30 (тридцать) минут.

2. СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА

2.1. Создание файла в формате *.docx

2.1.1. На основании действующего СТО сотрудник отдела СМК должен создать файл в программе MS Word в формате *.docx. Для этого необходимо последовательно выполнить следующие действия:
- в карточке СТО во вкладке «текст» скопировать текст действующего СТО, исключив титульный лист, содержание, лист согласования, лист регистрации изменений.
- вставить скопированный текст в новый документ, созданный в программе MS Word.
- откорректировать вставленный текст, согласно требований к оформлению и содержанию СТО, установленным в СТО МИ 82.19.13 Инструкция по оформлению и изложению стандартов. Особое внимание обратить на положение наименования сторон в колонтитулах договора, которое должно соответствовать положению сторон в реквизитах сторон.
- сохранить файл в формате *.docx.
2.1.2. Время, необходимое для создания файла определяется исходя из таблицы №1.
Таблица №1 Время, необходимое для создания файла *.docx.
Объем, лист.
3-5

5-7

7-9

9-11

11-13

13-15

15-17

17-19

19-21

21-23

Время, мин.
5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

3. СОЗДАНИЕ ПЕЧАТНОЙ ФОРМЫ

3.1. Сотрудник отдела СМК после создание файла в формате *.docx должен:
- заполнить поля, содержащие текст, выделенный зеленым цветом, в созданном файле в программе MS Word в формате *.docx, внеся формулы, согласно Приложения Б.
- в карточке СТО в меню «Настройка» Сотрудник должен войти в поле "печатная форма" и, руководствуясь приложением «Справка» (расположенном в правом верхнем углу) создать печатную форму.
3.2. Время, необходимое для создания печатной формы, определяется исходя из таблицы №2.
Таблица №2 Время, необходимое для создания печатной формы.
Количество полей, шт.
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
Время, мин.
60
90
120
150
180
210
240
270
300
330

4. ТЕСТИРОВАНИЕ И КОРРЕКТИРОВКА ПЕЧАТНОЙ ФОРМЫ

4.1. Сотрудник отдела СМК после создания печатной формы в течение не более 30 (тридцати) минут должен:
- в базе «Договоры» создать договор по СТО, для которого была создана печатная форма или в которую были внесены изменения, руководствуясь приложением «Справка» к базе «Договоры».
4.2. Корректировка печатной формы
4.2.1. Корректировка печатной формы проводиться сотрудником отдела СМК в следующих случаях:
- на основании обнаруженных ошибок, по результатам проверки печатной формы (п.4.1.);
- обнаруженных ошибок пользователем.
4.2.2. Сотрудник отдела СМК должен откорректировать печатную форму в течение не более 30 (тридцати) минут. Затем, должна быть проведена повторная проверка печатной формы.
4.2.3. В том случае, если устранить ошибки сотрудник отдела СМК не может, он должен создать в карточке СТО новую тему во вкладке «разработка»/«изменения»:
- в название темы указать краткое описание проблемы, например «Не подгружается»;
- в содержании темы отразить обнаруженные ошибки и приложить пример, созданного договора в базе «Договора»;
- в рассылку темы включить компетентных по данной проблеме лиц и направить им созданную тему.
4.3. Тестирование
4.3.1. Установление обратной связи с пользователем