Действующий
Сервис «Электронные документы» представляет собой площадку для взаимодействия в рамках единого информационного пространства группе заинтересованных лиц для коллективной работы над документами:
- Создание документов,
- Обсуждение документов,
- Согласование документов,
- Регистрация документов,
- Исполнение документов.
В данной инструкции описан алгоритм работы с формами электронных документов в СЭД Папир. Общие принципы работы с сервисом «Электронные документы» описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».
Использование сервиса «Электронные документы» подтверждает принятие условий Соглашения об использовании системы электронного документооборота Papir.
Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Дата начала – дата начала действия договора: срок, начиная с которого контрагенты должны начать выполнять свои обязательства по договору.
Дата создания документа – дата фактического создания электронного документа, является атрибутом истории документа, который не является реквизитом договора.
Дата окончания – дата окончания действия договора: срок, к которому контрагенты должны исполнить свои обязательства по договору.
Дата подписания – дата, когда уполномоченные представители контрагентов подписали документ электронной подписью.
Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
ИСП – инвестиционно-строительный проект (подробнее в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами»).
Исполнительная документация – текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Контрагент – юридическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель), являющееся одной из сторон договора, которое при заключении договора берет на себя определенные обязательства.
Представитель – владелец документа, который является представителем контрагента и автором документа и осуществляет контроль надлежащего исполнения Редактором своих обязанностей, а также смену статуса договора вручную в случае необходимости.
Контролер – ответственный за обеспечение централизованного, контролируемого учета документации, поступающей и отправляемой во внешние организации.
Контролер – пользователь, который может выполнять некоторые действия с документом, роль выдается только по запросу.
Объекты строительства – информация об объектах строительства, может использоваться в электронных документах, а также в графиках календарно-сетевого планирования.
Письмо – электронный документ, который может содержать одну и более печатную форму (текст письма + приложения к нему), которые как пакет документов можно создать, обсуждать, согласовывать, подписывать.
Покупатель – контрагент, имеющий намерение приобрести, либо приобретающий Товары, Работы, Услуги, и заключающий договор на поставку Товаров, Работ, Услуг.
Поставщик – контрагент, непосредственно осуществляющий деятельность по предоставлению Товаров, Работ, Услуг в рамках договора на поставку.
Регистрация – присвоение идентификационных номеров внутренним и внешним документам; запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Согласование – процедура, проводимая с целью достижения договоренности и общего согласия между лицами, участвующими в согласовании конкретного проекта документа (визирующими лицами) по поводу условий данного документа.
Строительный контроль (технический надзор) – комплекс экспертно-проверочных мероприятий, осуществляемых с целью обеспечения точного соблюдения определяемых проектом стоимости, сроков, объемов и качества производимых работ и строительных материалов.
Уполномоченный представитель – представитель контрагента, уполномоченный совершать сделки (заключать договоры) от имени контрагента.
Удостоверяющий документ (документ-основание) – документ, дающий право физическому лицу действовать в интересах организации при заключении договора.
В договоре доступно изменение значения сторон, если у него отсутствуют дочерние документы или они имеют статус «Черновик», «Отменен», «Прекратила действие», «Аннулирован». Если стороны изменяются при наличии дочерних документов, то при сохранении документа появится сообщение об ошибке (рисунок 1).
|
|
| 527 × 154 пикс. Открыть в новом окне | Ошибка при изменении сторон в договоре при наличии неотмененных дочерних документов. |
У всех документов типа «Договор» в верхней панели есть кнопка 
«Открыть на сайте Договоры» (подробнее о сайте в инструкции СТО МИ пользователя «Сайт Договоры»).
«Открыть на сайте Договоры» (подробнее о сайте в инструкции СТО МИ пользователя «Сайт Договоры»).В шапке договора выводится «Дата окончания действия договора» в формате ДД.ММ.ГГГГ. Данная дата определяется как срок окончания договора, если она указана на электронной форме. Если в договоре установлен признак «до полного исполнения обязательств», то выводится «Нет данных». Значение может поменять только в случае подписания «Универсального приложения» с указанной новой датой окончания договора (см. Универсальное приложение).
Поле «Всего сумма (с НДС)» выводится в шапке договора при создании к нему спецификации. Значение данного поля является суммой по полю «Всего сумма (с НДС)» всех дочерних спецификаций договора в статусе «Действует», «Действует (вручную)», «Исполнена», «Приостановлена».
Сохранение документа «Сторно спецификации» и «Сторно прайсовой спецификации» в статусе «Действует» к дочерней спецификации изменяет значение поля «Всего сумма (с НДС)» в спецификации, к которой было создано сторно. Соответственно изменяется общая сумма по договору. Отмена сторно влияет на изменение общей суммы договора аналогичным образом (см. Сторно спецификации и Сторно прайсовой спецификации).
На домашней странице документов типа «Договор» доступно создание и просмотр типа обсуждения «Отчет о состояния договора», по умолчанию доступное пользователям с ролью «Редактор проекта», «Менеджер проекта» (подробнее об обсуждениях в электронных документах см. в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы»).
Раз в неделю, в 5:00 СЭД Папир проводит поиск действующих графиков движения рабочей силы с хотябы одной строкой, распределяющей затраты труда работников подрядчика на предыдущую неделю (см. График движения рабочей силы). Для всех договоров, к которым есть такие графики, формируется отчет проверки работ по договору, и часть результата прикладывается в виде комментария Системы в обсуждение «Отчет о состояния договора» (подробнее об отчете и расчете итоговых параметров см. Раздел «Проверка работ по договору»). Комментарий содержит следующее:
- Упоминание пользователей, являющихся управляющим проекта, ответственным редактором (подробнее о данных ролях ИСП указано в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Управление проектами») и ответственным менеджером договора, в связи с чем после генерации комментария данные пользователи получают уведомление (см. СТО МИ пользователя «Папир: Обсуждения»),
- ИСП в виде гиперссылки на карточку проекта,
- Период формирования проверки, равный предыдущей неделе,
- Данные из раздела «Выполнение договора» отчета:
- Дата начала действия договора,
- Дата окончания действия договора,
- Период выполнения работ по договору,
- Сумма договора,
- Выставлено по ПУД,
- Выставлено по действующим ПУД,
- Сумма безакцептных удержаний,
- Сумма по актам электроэнергии,
- ПУД без признака «Проведен в 1С»,
- Сумма оплат по договору,
- Все замечания из раздела «Замечания по договору» отчета,
- Данные из раздела «Посещение объекта по договору» отчета:
- Количество нормо-часов по Графику движения рабочей силы,
- Количество нормо-часов по Журналу учета рабочего времени с учетом допуска на ОПО,
- Отклонение выполнения работ от плана,
- Данные из раздела «Информация о полноте комплекта документов по сотрудникам» отчета:
- Количество сотрудников с направлениями на ОПО и актом проведения инструктажа,
- Среднее количество работников Подрядчика по Графику,
- Количество сотрудников, посетивших контур, и количество посетивших его с направлениями,
- Количество сотрудников без направлений на ОПО, посетившие объект,
- Количество сотрудников без акта проведения инструктажа, посетившие объект,
- Количество направлений на ОПО без связанного договора застройщика,
- Данные из раздела «Информация о третьих лицах» отчета,
- Файл Excel с полным отчетом проверки работ по договору.
