СТО СМК Учетная и отчетная документация: классификатор и этапы обработки

1.1. Настоящий Стандарт системы менеджмента качества (далее - СТО) устанавливает классификацию учетных и отчетных документов и этапы их обработки в информационной системе в целях автоматизации бизнес-процессов.

1.2 . Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения:

– сотрудниками Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем (далее – Управление внедрения) консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT-менеджмента;

- сотрудникам специализированной организации, оказывающей консалтинговые услуги по сопровождению поступающей документации и создаваемой документации в информационной системе, как в бумажном, так и электронном виде;

– заказчикам консалтинговой организации.

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1. Термины и определения:

3.1.1. Первичная учетная документация - документ, составляемый при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания, на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3.1.2. Вторичная учетная документация – документ, составляемый на основе первичной учетной документации и служащий дополнительным основанием для совершения факта хозяйственной жизни.

3.1.3. Отчетная документация - своды информации, включают в себя данные из первичной учетной документации и вторичной учетной документации, и служат для целей управленческого, бухгалтерского и налогового учета

3.1.4. Регистры бухгалтерского учета - документ, в котором производится регистрация и накопление данных, содержащихся в первичных учетных документах, составленный на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3.1.5. Бухгалтерская (финансовая) отчетность -информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными законом;.

3.1.6. Информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц.

3.1.5.

3.2. Сокращения:

ИС – информационная система;

НК РФ – Налоговый Кодекс Российской Федерации;

УД – учетная документация;

ОД – отчетная документация;

ПУД – первичная учетная документация;

ВУД – вторичная учетная документация;

ДОУ – отдел специализированной консалтинговой организации, который оказывает услуги по сопровождению поступающей документации и создаваемой документации в информационной системе, как в бумажном, так и электронном виде.

Отдел сопровождения - Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов

4.1. Ответственность за создание и актуализацию классификатора учетной документации несет консалтинговая организация, оказывающей ИТ-услуги.

4.2. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте СТО.

4.3. Контроль над соблюдением требований данного СТО осуществляет консалтинговая организация, оказывающая ИТ-услуги.

5.1. Целью стандарта является:

- обеспечение автоматизации процессов, оформляемых УД и ОД для организаций, заключившими договор на оказание ИТ-услуг с консалтинговыми организациями;

- создание классификатора УД и ОТ, как единой совокупности документации, систематизированной таким образом, чтобы они могли быть найдены и использованы в системе электронного документооборота для подтверждения факта хозяйственной жизни;